Portefeuille Administrateur | Locatie Rotterdam – Utrecht (32-40 uur)

Krijg jij energie van cijfers? Is het verwerken en controleren van gegevens van financiële administratieve aard jou op het lijf geschreven? Én zijn onze interne en externe analyses en rapportages bij jou in de juiste handen? Dan maken we graag kennis met jou! In onderstaande vacature vertellen wij meer over de functie van Portefeuille Administrateur.

Functieomschrijving

Als Portefeuille Administrateur ben jij (mede)verantwoordelijk voor een zorgvuldige, betrouwbare en bijgewerkte financiële beheeradministratie. Niet zomaar een beheeradministratie, maar die van financiële stromen rondom vastgoed van klanten (van woningen tot winkels, kantoren, zorginstellingen en zelfs een voetbalstadion) verspreid over het hele land. Jij controleert de ingevoerde gegevens, draagt zorg voor juiste en tijdige rapportages en analyses en stelt de servicekostenafrekening op voor zowel de klant als de interne organisatie. Voor de afrekeningen op maand, kwartaal en halfjaarlijkse basis draag je zowel zorg voor het opstellen als het doornemen ervan met de klant. Bovendien draag je proactief bij aan het verbeteren van de financiële processen.

Samen met een collega van de financiële administratie maak je onderdeel uit van een Klant Service Team (KST), waarbij je gezamenlijk een groep klanten maximaal ondersteunt en ontzorgt op het gebied van zijn/haar vastgoedbeheer. Je legt eindverantwoording af aan de Coördinator financiële administratie, maar belangrijker nog: aan je collega’s binnen de financiële administratie en je Klant Service Team.

Belangrijk om te vermelden is dat ons hoofdkantoor gevestigd is in Rotterdam. Deze functie kan worden uitgevoerd vanuit kantoor Rotterdam of Utrecht. In Rotterdam is het grootste deel van het financiële team gevestigd. We verwachten in deze rol een hoge mate van zelfstandigheid, goede kennis van online werken (o.a. via Microsoft Teams) en de bereidheid om afwisselend aanwezig te zijn op een van de andere kantoren.

Welke taken nog meer tot jouw werkzaamheden behoren? We zetten ze graag op een rij:

• Functioneel afstemmen van de werkzaamheden met het administratieve team;
• Controles op boekingen, contractinvoer, prolongaties, in- en excasso bestanden en compleetheid van doorbelastingen aan opdrachtgevers. Ook voer je de correctieboekingen uit;
• Uitvoeren van de maandverantwoordingen (huurafrekening, maandafsluiting) en controle op de maandverantwoording van je collega’s;
• Verwerken van niet-standaard huurverhogingen en prolongaties;
• BTW- en VPB-aangiftes;
• Als Portefeuille Administrateur heb je regelmatig contact met opdrachtgevers, klanten en je collega’s van jouw Klant Service Team. Deze contacten dienen met de nodige tact, conflictbeheersing en overtuigingskracht te verlopen. Ook werk je minimaal tweewekelijks op de standsplaats van jouw Klant Service Team.

Wat verwachten wij van jou?

Dat kostenbewustzijn belangrijk is voor deze functie, hoeven we jou niet meer te vertellen. Je bent enorm kwaliteitsgericht en bewust van het belang van werkwijzen, producten en diensten. Hieraan zal je nooit concessies doen, want kwaliteit komt boven kwantiteit. Door jouw accuraatheid worden fouten voorkomen. Sterker nog: bij jou kruipen er ook geen slordigheden in doordat je met uiterste precisie aandacht besteedt aan alle details van de uitvoering van taken. Door jouw stressbestendigheid kunnen wij erop vertrouwen dat presteren onder druk voor jou geen probleem is. Doordat plannen en organiseren jou op het lijf is geschreven, zorg je altijd voor tijdige rapportages en analyses. Voor het opstellen van deze rapportages en het interne en externe contact is het niet alleen essentieel dat je communicatief vaardig bent (zowel in woord als geschrift), maar ook collegiaal. Je bent in staat om samen met je collega’s te streven naar het beste resultaat.

We geloven erin dat we jou alles kunnen leren om succesvol te worden binnen onze organisatie. Wel zijn er een aantal eisen waaraan je moet voldoen. Zo is de voor deze functie vereiste kennis gelijkwaardig aan HBO werk- en denkniveau in een financiële richting. We vinden het belangrijk dat je al enige werkervaring hebt opgedaan (3-5 jaar), met voorkeur in een vastgoedomgeving. Voorts is het belangrijk dat je kennis hebt van besturingssysteem Windows365 en kunt omgaan met MS Office. Ervaring met vastgoedbeheersoftware Bloxs, Informant of Yardi is wenselijk. Tot slot is ervaring met vastgoedbeheer-, grootboek-, projectenadministratie en -verantwoording een grote pre.

Wat bieden wij jou?

• Dienstverband van 32-40 uur per week;
• 26 vakantiedagen bij fulltime dienstverband (40 uur);
• Salaris tussen de 2.750,- en 4.400,- bruto per maand op basis van 40 uur afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
• Vakantiegeld en bonusregeling;
• Een pensioenregeling waarbij Vastestate jouw premie betaalt;
• Laptop en iPhone;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en vrijheid om werkzaamheden uit te voeren;
• Uitdagende en afwisselende baan bij een groeiende vastgoedmanagementorganisatie waarbij alle medewerkers in het bedrijf gelijk zijn en waar de nadruk ligt op samenwerken;
• Een plek binnen een meer dan bevlogen team in een professionele werkomgeving;
• Een fijne werkplek op ons kantoor in Rotterdam of Utrecht;
• Maandmeetings/borrels, uitjes, teambuildingsessies, buddy- en coachingsprogramma.

Over Vastestate

Ons team van +/- 70 specialisten werkt met veel passie aan verschillende managementvraagstukken van onze opdrachtgevers. Zowel (semi-)publieke als private partijen hebben het beheer van hun vastgoed aan Vastestate toevertrouwd. Het vastgoed dat wij beheren is divers: van kantoren, scholen en zorgvastgoed tot onconventioneel vastgoed, zoals grote evenementenlocaties, voetbalstadions en verkeerstorens.

Naast de verschillende beheerteams beschikt Vastestate over een eigen bedrijfsbureau en een consultancyteam. Het bedrijfsbureau ondersteunt de beheerteams bij de uitvoering en bewaking van technische projecten. Het consultancyteam voert, op zowel technisch als commercieel gebied, (complexe) projecten en interim werkzaamheden uit bij onze opdrachtgevers.

Kom je op gesprek?

Herken jij je in dit profiel of zou je graag een toelichting willen? Dan komen wij graag met jou in contact. Solliciteren kan direct door jouw cv en motivatiebrief te versturen naar onze recruitment afdeling via hr@vastestate.nl. Heb je vragen over de inhoud van de functie. Daarvoor kun je telefonisch contact opnemen met Mark van der Linde op 06 19 90 84 93. Hopelijk ontvangen we je snel voor een kennismaking!