vacature

Vastgoedmanager

Dit is Vastestate

Door een duidelijke focus op het in-company ontzorgen van onze klanten voeren wij ons vastgoedmanagement werk projectmatig uit namens onze klanten. Dit kan zijn d.m.v. een afgebakend project om orde op zaken te stellen of meer permanent als gekozen ‘rechterhand’ in de operationele en/of tactische dienstverlening. Zo zijn wij bijvoorbeeld altijd bereikbaar door onze eigen bemande 24/7 customer excellence servicedesk in geval van calamiteiten en hebben wij een uitgebreid internet portaal voor al onze klanten.

Wat is de meerwaarde van het Vastestate in-company principe?

Onze in-company werkwijze refereert naar een maatwerkoplossing voor de klant en haar medewerkers. Onze in-company werkwijze is écht maatwerk voor de klant. Want elke klant heeft zijn eigen karakter en daarbij horende gewenste werkwijze.

Door de maatwerkoplossing is er meer privacy en vertrouwelijkheid om interne bedrijfszaken te benoemen en te bespreken. Hierdoor bouwen wij een persoonlijke vertrouwensband en meerwaarde voor beide organisaties op. Door intensief samen te werken met onze klant wordt teambuilding, integratie, gedragen kennisniveau en motivatie gefaciliteerd.

Onze Missie

We werken aan een wereld waar maatschappelijk én financieel rendement hand-in-hand kunnen gaan. Onconventionele consultants die de maatschappelijke opdrachten behandelen alsof het ons eigen vermogen en project is.

Strategie

Vastestate kiest nooit de weg van de minste weerstand en is zich bewust van de sociaal maatschappelijke context waarin ze opereert. We zijn het verlengstuk van de opdrachtgever. We werken beter dan een interne afdeling doordat het ons focusgebied is en ons er in hebben gespecialiseerd. We werken met grote betrokkenheid door toepassen van onze Klant Service Teams. Eigen mensen specifiek voor onze klant. Door in de huid van de opdrachtgever te kruipen en als consultant vooruit te denken, ontstaat een hechte vertrouwensband en dus kundigheid en kwaliteit. We kunnen hierdoor snel schakelen en zijn altijd inzetbaar en erg flexibel. Onze medewerkers zorgen voor:

  • Een systematische en grondige accurate werkwijze en vooral assertiviteit. Dat zijn de eigenschappen die ontwikkeld en geslepen zijn vanuit de voorwaarden die nodig zijn voor het uitvoeren van opdrachten;
  • Onze eigenschappen combineren we met betrokkenheid, enthousiasme en onze engineering en consultancy-achtergrond vormen wij een zeer betrouwbare partner voor onze klanten.

Dit is onze Vastgoedmanager

Een vastgoedmanager binnen Vastestate is belast met het beheren van één of meerdere vastgoedportefeuilles. Dit is het geval als de opdrachtgever van het vastgoedobject het beheer wilt uitbesteden of zelf niet de mogelijkheid heeft om te beheren. Daarnaast is het de taak om opdrachtgevers te adviseren, het managen van mensen en middelen om het project naar tevredenheid van de opdrachtgever uit te voeren binnen het gestelde budget en tijdsbestek. De vastgoedmanager is actief op het werkveld vastgoedbeheer. Vastgoedbeheer is een fundamenteel en complex onderdeel van vastgoedmanagement dat bestaat uit administratief, financieel, technisch, juridisch, commercieel, contract- en relatiebeheer. Het behelst alle dag-tot-dag activiteiten rondom de desbetreffende vastgoedportefeuille. Voor elk object moét een gedetailleerd vastgoeddossier worden opgebouwd en ingericht. Daarnaast wordt met huurders gecommuniceerd over procedures ten aanzien van schade- en klachtmeldingen en vindt relatiebeheer plaats teneinde de huurdersatisfactie te verhogen.

Dit is het takenpakket van de Vastgoedmanager

Het realiseren van de aan hem of haar toebedeelde projectdoelstellingen. Vertegenwoordigt Vastestate op projectniveau. Denkt mee bij het verbeteren van het Vastestate customer excellence concept en tooling. Signaleert acquisitiekansen voor Vastestate en bespreekt dit binnen het team van vastgoedmanagers.

Concreet:

Je werft en selecteert zorgvuldig huurders voor de objecten die je beheert;

Je zorgt voor maximaal contact en actief aanwezig zijn op locatie bij het vastgoed wat je beheert;

Je stelt de (huur)contracten, allonges en voorwaarden op voor het vastgoed wat je beheert;

Je onderhandelt over de contracten en eventuele vernieuwing van bestaande contracten;

Je bent verantwoordelijk voor de administratie en het beheer van de contracten in je portefeuille;

Je zorgt voor correcte afhandeling van facturatie van de objecten en bent inhoudelijk 100% op de hoogte;

Je onderhoudt de relaties met de eigenaren, (VvE) beheerders, verhuurders en (mede)huurders;

Je draagt zorg voor de correcte en complete rapportages aan opdrachtgevers en bespreekt deze;

Je bewaakt de KWIPS (Klachten, Wensen, Informatie, Planmatig en Storingen) vraagstukken en zorgt dat je altijd in control bent met jouw portefeuilles. Je schakelt elke week met de servicedesk die de KWIPS behandelen en afhandelen;

Je stelt gedetailleerde (servicekosten) begrotingen op en monitort de realisatie ten opzichte van de budgetten;

Je zorgt voor controle, sturing en grip op jou Klant Service Team bestaande uit: technisch manager, medewerker vastgoedmanagement, medewerker beheeradministratie en medewerker servicedesk. Je bewaakt daarin het totaaloverzicht op de jaarplannen techniek, commercieel en financieel. Je zorgt dat je zo weet te schakelen zodat je precies weet wat er in jou portefeuille gebeurt. Je rapporteert daar over naar het management en jouw klanten;

Je bent resultaat en financieel eindverantwoordelijk voor de portefeuilles die jij in beheer hebt.

De contacten van de Vastgoedmanager

De Vastgoedmanager heeft (veelal op eigen initiatief) elke maand / kwartaal fysiek overleg en contact met de opdrachtgever, gericht op informatie-uitwisseling, afstemmingen en het aandragen van oplossingen bij problemen in vastgoeddossiers.

Deze contacten dienen met de nodige tact, conflictbeheersing en overtuigingskracht te verlopen. Vastgoedmanager is verantwoordelijk voor het slagen van genoemd takenpakket en dient hiervoor de benodigde middelen (tijd, literatuur, e.d.) in onderling overleg met de coördinator vastgoedmanager te bepalen. Eindverantwoording is aan de manager vastgoedbeheer. Vastgoedmanager heeft handelingsbevoegdheden binnen de projecten voor zover door de coördinator vastgoedmanager gedelegeerd.

Het werk bevat zowel beleid ontwikkelende, technische, coördinerende, organisatorische, commerciële, controlerende als administratieve aspecten. Het werk is zeer gevarieerd. Accuratesse is vereist bij het coördineren van (huur)dossiers, maken van (bindende) afspraken / beleidsnota's en controlerende activiteiten voor je eigen portefeuille. De vastgoedmanager kan goed tegen tijdsdruk als gevolg van deadlines en samenvallende projecten.

Basiscompetenties en kennis

De voor deze functie vereiste kennis moet naar inhoud en niveau gelijkwaardig zijn aan tenminste HBO­ bouwkunde of vastgoed en makelaardij, aangevuld met een specifiek op deze functie gerichte kennis (zoals over leidinggeven, projectmanagement, volkshuisvesting) en een duidelijke oriëntatie op de interne processen. De vastgoedmanager moet op de hoogte zijn en blijven van zowel maatschappelijke als technische ontwikkelingen. Vijf jaar werkervaring op het gebied van vastgoedmanagement en aantoonbare werkervaring op het gebied van verwerven en afsluiten van contracten. Je bent sterk in plannen en organiseren, adviseren en hebt een goed probleemoplossend vermogen. Je schrijft foutloos memo’s en brieven, en kan goed overweg met het MS Office pakket, en bent gewend te werken met de veelgebruikte vastgoedmanagementsystemen, bij voorkeur Informant.

De vastgoedmanager heeft reeds één of meerdere Prince II certifica(a)t(en) behaald of zal deze binnen een half jaar nadat de loopbaan bij Vastestate is gestart voltooien. De Vastgoedmanager verstrekt een recente VOG verklaring en zal deze verstrekken bij indiensttreding.

Procedure en vervolg

Wij zijn op zoek naar een m/v die al écht serieus ervaring heeft in een vergelijkbare functie. Vastestate biedt een dienstverband van minimaal 32 uur en heeft marktconforme arbeidsvoorwaarden.

Het werkgebied is midden Nederland en je werkt vanuit ons kantoor in Utrecht.

Is dit jouw nieuwe baan? Stuur dan voor 14 augustus 2020 je motivatie en CV naar ellen@vastestate.nl.

Voor meer informatie over de functie kan je contact opnemen met Linda Raadschelders via 06-21 80 45 11 of Maarten de Bruijn via 06 – 28 90 14 23.