vacature

Vacature Portefeuille administrateur

De Portefeuille administrateur verwerkt en controleert gegevens van financieel administratieve aard en draagt zorg voor analyses en rapportages aan interne en externe stakeholders.

Portefeuille administrateur
In de functie van Portefeuille administrateur ben jij mede verantwoordelijk voor een correcte financiële beheeradministratie. Je controleert ingevoerde gegevens, draagt zorg voor rapportages en analyses en stelt servicekostenafrekening op richting klant en interne organisatie.

Takenpakket
De Portefeuille administrateur draagt zorg voor de correcte verwerking van zowel kosten als opbrengsten in de (vastgoed) beheeradministratie van een klant. De Portefeuille administrateur is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige rapportages over voortgang en resultaten van de portefeuille aan zowel de klant als intern. Tevens draag je zorg voor de afrekeningen op maand, kwartaal en halfjaarlijkse basis zoals overeengekomen met de klant en neem je deze per kwartaal door met de klant.

Samen met een collega van de financiële administratie maak je onderdeel uit van een Klant Serviceteam, waarbij je gezamenlijk een groep klanten maximaal ondersteunt en ontzorgt op het gebied van zijn/haar vastgoedbeheer.

Concreet (zowel bedrijfsvoering en/of projecten):

  • Verantwoordelijk voor een correcte en complete financiële administratie van financiële stromen rondom vastgoed van klanten (woningen, winkels, kantoren etc.) verspreid over het hele land;
  • Functioneel afstemmen van de werkzaamheden met het administratieve team;
  • Proactief bijdragen aan het verbeteren van de financiële processen;
  • Auditfile aanmaken;
  • Niet standaard huurverhogingen en prolongaties verwerken;
  • Controles op boekingen, contractinvoer, prolongaties, in- en excasso bestanden, compleetheid doorbelastingen Vastestate naar een opdrachtgever;
  • Correctieboekingen uitvoeren;
  • Betaalbatch controleren en verwerken;
  • Maandverantwoording (huurafrekening, maandafsluiting);
  • Controle maandverantwoording van overige Portefeuille administrateurs;
  • Rapportages (budget vs realisatie, etc.);
  • Servicekostenrapportage en afrekening naar huurders;
  • BTW en VPB-aangifte;
  • Jaarafsluiting;
  • Kwartaal overleggen met de klant.

Contacten
De Portefeuille administrateur heeft regelmatig contact met de opdrachtgevers en klanten, en collega’s binnen het Klant Serviceteam. Deze contacten dienen met de nodige tact, conflictbeheersing en overtuigingskracht te verlopen. Je vaste werkplaats wordt het hoofdkantoor in Rotterdam. Ook werk je minimaal tweewekelijks op de standplaats van het Klant Serviceteam dat je bedient (Rotterdam, Utrecht of Heerenveen).

Verantwoordelijkheid en eindverantwoording
De Portefeuille administrateur is verantwoordelijk voor het tot stand brengen, onderhouden en verbeteren van het genoemde takenpakket. Je draagt zorg voor een zorgvuldige, betrouwbare en bijgewerkte administratie. Je legt eindverantwoording af aan de Coördinator financiële administratie, maar belangrijker nog aan je collega’s binnen de financiële administratie en binnen je Klant Serviceteam

Gevraagde competenties
1. Plannen en organiseren: op effectieve wijze prioriteiten stellen en benodigde acties plannen.
2.
 Mondelinge communicatie: feiten, meningen, gevoelens en ideeën op een heldere manier overbrengen, rekening houdend met kennis en niveau van de gesprekspartner(s)
3. Kostenbewustzijn: je bent je bewust van kosten en opbrengsten van bepaalde handelingen of beslissingen.
4. Accuratesse: aandacht besteden aan (details van) de uitvoering van taken en ervoor zorgen dat fouten en/of slordigheden worden voorkomen.
5. Kwaliteitsgericht: het belang van kwaliteit van werkwijzen, producten en diensten benadrukken en daaraan geen concessies doen. Kwaliteit voor kwantiteit plaatsen.
6. Stressbestendigheid: effectief presteren onder druk van bijvoorbeeld tijd, tegenslag, teleurstelling of tegenspel.
7. Collegiaal: je bent goed in staat om samen met collega’s aan een resultaat te werken.

Kennis
De voor deze functie vereiste kennis moet naar inhoud en niveau gelijkwaardig zijn aan HBO werk- en denkniveau. Kennis van:

  • Besturingssysteem Windows 365;
  • Kennis van MS Office: Excel, Word, Outlook;
  • 1 – 3 jaar ervaring, met voorkeur in een vastgoedomgeving;
  • Ervaring met Accountview, Exact, Informant of Yardi is wenselijk;
  • Ervaring met vastgoedbeheer- / grootboek-, projectenadministratie en -verantwoording;
  • Beheersing Nederlandse taal in woord en geschift.

Over Vastestate
Ons team van meer dan 70 specialisten werkt met veel passie aan verschillende managementvraagstukken van onze opdrachtgevers. Zowel (semi)publieke als private partijen hebben het beheer van hun vastgoed aan Vastestate toevertrouwd. Het vastgoed dat wij beheren is divers: van kantoren, scholen en zorgvastgoed tot onconventioneel vastgoed, zoals grote evenementenlocaties, voetbalstadions en verkeerstorens. 

Naast de verschillende beheerteams beschikt Vastestate over een eigen ingenieursbureau en een consultancyteam. Het ingenieursbureau ondersteunt de beheerteams bij de uitvoering van (complexe) technische projecten. Het consultancyteam voert, op zowel technisch als commercieel gebied, projecten en interim werkzaamheden uit bij onze opdrachtgevers.

Kom je op gesprek?
Herken jij je in dit profiel of zou je graag een toelichting willen? Dan komen wij graag met jou in contact. Solliciteren kan door jouw cv en motivatiebrief te versturen naar Maarten de Bruijn via maarten@vastestate.nl. Hij beantwoordt ook graag je vragen over de inhoud van de functie. Daarvoor kun je ook telefonisch contact opnemen via 06–28 90 14 23. Hopelijk ontvangen we je snel voor een kennismaking!