vacature

Medewerker servicedesk

Dit is Vastestate

Door een duidelijke focus op het in-company ontzorgen van onze klanten voeren wij ons vastgoedmanagement werk projectmatig uit namens onze klanten. Dit kan zijn d.m.v. een afgebakend project om orde op zaken te stellen of meer permanent als gekozen ‘rechterhand’ in de operationele en/of tactische dienstverlening. Zo zijn wij bijvoorbeeld altijd bereikbaar in geval van calamiteiten en hebben wij een uitgebreid internet portaal voor al onze klanten.

Wat is de meerwaarde van het Vastestate in-company principe?

Onze in-company werkwijze refereert naar een maatwerkoplossing voor de klant en haar medewerkers. Want elke klant heeft zijn eigen karakter en daarbij horende gewenste werkwijze.

Door de maatwerkoplossing is er meer privacy en vertrouwelijkheid om interne bedrijfszaken te benoemen en te bespreken. Hierdoor bouwen wij een persoonlijke vertrouwensband en meerwaarde voor beide organisaties op. Door intensief samen te werken met onze klant wordt teambuilding, integratie, gedragen kennisniveau en motivatie gefaciliteerd.

Onze missie

We werken aan een wereld waar maatschappelijk én financieel rendement hand-in-hand kunnen gaan. Onconventionele consultants die de maatschappelijke opdrachten behandelen alsof het ons eigen vermogen en project is.

Strategie

Vastestate kiest nooit de weg van de minste weerstand en is zich bewust van de sociaal maatschappelijke context waarin ze opereert. We zijn het verlengstuk van de opdrachtgever. We werken beter dan een interne afdeling doordat het ons focusgebied is en ons er in hebben gespecialiseerd. We werken met grote betrokkenheid door toepassen van onze Klant Service Teams. Eigen mensen specifiek voor onze klant. Door in de huid van de opdrachtgever te kruipen en als consultant vooruit te denken, ontstaat een hechte vertrouwensband en dus kundigheid en kwaliteit. We kunnen hierdoor snel schakelen en zijn altijd inzetbaar en erg flexibel. Onze medewerkers zorgen voor:

  • Een systematische en grondige accurate werkwijze en vooral assertiviteit. Dat zijn de eigenschappen die ontwikkeld en geslepen zijn vanuit de voorwaarden die nodig zijn voor het uitvoeren van opdrachten;
  • Onze eigenschappen combineren we met betrokkenheid, enthousiasme en onze engineering en consultancy-achtergrond vormen wij een zeer betrouwbare partner voor onze klanten.

Dit is onze medewerker servicedesk

Door verdere groei van onze organisatie en uitbreiding van de portefeuilles in ons beheer zijn we op zoek naar een enthousiaste medewerker om onze servicedesk te versterken.

In deze uitdagende en veel afwisselende functie werk je nauw samen met de coördinator servicedesk en de diverse technisch- en vastgoedmanagers. Je bent voor onze huurders en leveranciers het eerste aanspreekpunt bij vragen, calamiteiten en klachten. Jij als spin in het web zorgt ervoor dat de betreffende melding wordt gekoppeld aan de juiste actie en dat er te allen tijde een vastlegging volgt van deze actie. Het feit dat onze servicedesk in onze organisatie bekend staat als het “kloppend hart” van het bedrijf, tekent het belang van de servicedesk voor onze organisatie.

Bij Vastestate hebben we de filosofie dat een junior servicedesk medewerker zonder enige relevante werkervaring binnen 2-3 jaar kan doorgroeien naar een functie met een technisch profiel (zoals bijvoorbeeld een technisch medewerker of manager) of een commercieel profiel (bijvoorbeeld een vastgoedmedewerker of manager). Bij Vastestate is alles erop gericht dat je in een constant lerende omgeving zoveel mogelijk kennis en ervaring opdoet. Het is voor ons als organisatie van belang dat een medewerker zijn/ haar werk goed kan uitvoeren en hiervoor de juiste tools ter beschikking krijgt gesteld. Hierbij moet je denken aan de juiste handleidingen en instructies om je werk te kunnen uitvoeren, maar ook een opleiding tot technisch gebouwbeheerder of bijvoorbeeld een cursus Engels (indien van toepassing).

Omdat wij deze genoemde ontwikkeling van onze medewerkers zo belangrijk vinden, streven wij ook na dat al onze collega’s minimaal 1 dag per week in de buitendienst meedraaien. Hierbij moet je denken aan het uitvoeren van een technische opname samen met een technisch manager of huismeester, het bijwonen/notuleren bij een huurdersgesprek of het uitvoeren van opleveringen t.b.v. mutaties. Op deze manier zorgen wij ervoor dat onze medewerker servicedesk een hele brede functie heeft die niet te vergelijken is met een standaard “klantenservice” baan.

De vier basisprincipes waar jij sowieso over dient te beschikken:

  • Goede mondelinge en schriftelijke communicatie;
  • Samenwerken, klantgericht, initiatief nemend en resultaat gericht;
  • Flexibiliteit, geen 9 tot 5 mentaliteit;
  • Kwaliteitsgericht, accuratesse probleemoplossend werken en stressbestendigheid.

Vastestate biedt een dienstverband van 40 uur en heeft marktconforme arbeidsvoorwaarden. Je zult hoofdzakelijk werkzaam zijn op ons kantoor in Rotterdam Heijplaat (perfect bereikbaar met de AquaLiner!).

Dit is het takenpakket van de medewerker servicedesk

Je werkzaamheden bestaan onder meer, maar niet uitsluitend uit:

  • Het beantwoorden en afhandelen van binnenkomende (onderhouds-, storings-) meldingen van huurders en administreren van bijbehorende correspondentie;
  • Aanvragen, beoordelen en in opdracht geven van offertes en opdrachten;
  • Aanvragen, beoordelen en in opdracht geven van servicecontracten;
  • Uitgeven en innemen van sleutels alsmede de sleuteladministratie bijhouden;
  • Het opstellen, bewaken, controleren en voeren van sleutelbeheer en het sleutelplan;
  • In behandeling nemen en beoordelen van verbouwingsaanvragen;
  • Het verzorgen van opleveringen en het opstellen van bijbehorende opleverrapportages;
  • Het uitvoeren van reguliere bezoeken aan de panden om onderhoudsklachten te beoordelen en afspraken met huurders te maken over de uitvoering daarvan;
  • Het toezien op de naleving van afgegeven garanties;
  • Het zorg dragen voor tijdige ontvangst van certificaten, revisiebescheiden en dergelijke;
  • Het toezicht houden op de werkzaamheden van leveranciers, onderhoudscontracten, portiers en bewakingsdiensten;
  • Het toezicht houden op de naleving van de Arbo– en milieuregels en wetgeving;
  • Verantwoordelijk voor de afhandeling van schades;
  • Het beoordelen, bewaken en accorderen van werkbonnen en het bijhouden van de werkbonnenadministratie;
  • Leveranciersmanagement;
  • Het actualiseren van O-prognose, IBIS en Informant (software systemen waar we mee werken);
  • Onderhoudsfacturenstroom controleren en accorderen.

De contacten van de medewerker servicedesk

De medewerker servicedesk heeft binnen onze organisatie de meeste externe contacten van iedereen. Je dag bestaat uit het te woord staan van huurders met klachten, het afstemmen van onderhoudsmomenten met leveranciers/huurders en het beantwoorden van eenvoudige vragen vanuit eigenaren. Verder ben je intern verantwoordelijk voor het vastleggen van alle KWIPS (klachten, wensen, informatie, planmatig en storingen)-meldingen en ben je het aanspreekpunt voor, zowel de technisch- als de vastgoedmanager bij inhoudelijke vragen over de portefeuilles.

Basiscompetenties en kennis

Onze ideale kandidaat beschikt over:

  • MBO minimaal niveau 4 of HBO werk- en denkniveau; 
  • Goede telefonische vaardigheden / communicatief vaardig en luistervaardig;
  • Je beschikt over goede mondelinge (ABN) en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
  • Je bent klantvriendelijk en servicegericht;
  • Je beschikt over een hands-on mentaliteit en improvisatievermogen;
  • Je bent een teamplayer en bent goed in multitasking;
  • Je kan goed overweg met MS Office;
  • Een pré is ervaring of kennis van het softwarepakket Informant;
  • Beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschift;
  • In het bezit van een rijbewijs.

Procedure en vervolg

Wij zijn op zoek naar een m/v die wij als starter de kans geven om een nieuw vak te leren als de kennis nog niet aanwezig is. Vastestate biedt een dienstverband van 40 uur en heeft marktconforme arbeidsvoorwaarden.

Het werkgebied is Rotterdam en omgeving. Je komt in eerste instantie te werken in ons gave en stoere pand op de Directiekade 15 te Rotterdam.

Is dit jouw nieuwe baan? Stuur dan voor 15 augustus 2020 je motivatie en CV naar Ellen Vink via ellen@vastestate.nl.

Voor meer informatie over de functie kan je contact opnemen met Wouter Wolf via 06-15 47 82 23 of Erwin Hebels via 06 – 49 89 94 94.

Acquisitie is niet gewenst.