vacature

Medewerker Facilitair en Inkoop

Dit is Vastestate Vastgoedmanagement

Vastestate beheert en verhuurt vastgoed en adviseert vastgoedeigenaren in het publieke en private domein.

Door een duidelijke focus op het in-company ontzorgen van onze klanten, voeren wij ons vastgoedmanagement projectmatig uit namens onze klanten.

Het te beheren vastgoed van Vastestate is divers: kantoren, grond, water en kades, zorgvastgoed, sportobjecten, hotels, retail, logistiek, lichte industrie en woningen. Wij beheren > 7.000 vastgoedobjecten, hebben 4 vestigingen 2x Rotterdam, Utrecht en Heerenveen en in totaal >950.000 m² bruto vloeroppervlakte en > € 2.100.000.000 beheerd vermogen. Dit doen wij thans met > 50 medewerkers.

Onze missie

We werken aan een wereld waar maatschappelijk én financieel rendement hand-in-hand kunnen gaan. Met onze kennis over complexe beheervraagstukken werken we aan het optimaliseren van de waarde van vastgoed en het structureren en inrichten van vastgoeddossiers. Door onze daadkrachtige en gedisciplineerde aanpak maken we het verschil. Daarbij doen we er alles aan om onze klanten te ontzorgen en kijken we verder dan de kaders van de opdracht. Vastestate verplaatst zich in de positie van de opdrachtgever en vertaalt diens belangen in tastbare oplossingen en/of gestructureerde informatie.

Strategie

Vastestate kiest nooit de weg van de minste weerstand en is zich bewust van de sociaal maatschappelijke context waarin ze opereert. We zijn het verlengstuk van de opdrachtgever. We werken beter dan een interne afdeling, doordat we werken binnen ons focusgebied, waarin we ons hebben gespecialiseerd. Door in de huid van de opdrachtgever te kruipen, zijn we in staat om vooruit te denken en op pro actieve wijze deskundigheid en kwaliteit te leveren. We kunnen snel schakelen en zijn altijd inzetbaar en erg flexibel.

Dit is onze Medewerker Facilitair en Inkoop

In deze uitdagende en veel afwisselende functie werk je nauw samen in een hecht team van medewerkers facilitair en inkoop. Je bent voor onze huurders en leveranciers het eerste aanspreekpunt bij vragen, calamiteiten en klachten. Jij als absolute spin in het web zorgt ervoor dat de melding wordt gekoppeld aan de juiste actie en dat er te allen tijde een vastlegging volgt van deze actie. De afdeling Compliance, Facilitair en inkoop (CFI) is in onze organisatie het absolute “kloppend hart” van het bedrijf.

Bij Vastestate hebben we de basisfilosofie dat een medewerker facilitair en inkoop met beperkte werkervaring binnen 3 jaar kan doorgroeien naar een functie met een technisch profiel of een commercieel profiel. Bij Vastestate is alles erop gericht dat je in een constant lerende omgeving zoveel mogelijk kennis en ervaring opdoet. Het is voor ons als organisatie van belang dat een medewerker zijn/ haar werk goed kan uitvoeren en hiervoor de juiste tools ter beschikking krijgt gesteld. Hierbij moet je denken aan de juiste handleidingen en instructies om je werk te kunnen uitvoeren, maar ook onze maatwerk in company opleidingen waaraan je deel zal nemen tot technisch gebouwbeheerder, commercieel vastgoedbeheerder en in company trainingen Nederlands en Engels.

De vijf basisprincipes waar jij sowieso over dient te beschikken:

1. Goede mondelinge en schriftelijke communicatie;

2. Samenwerken, klantgericht, initiatief nemend en resultaat gericht;

3. Flexibiliteit, geen 9 tot 5 mentaliteit;

4. Kwaliteitsgericht, accuratesse probleemoplossend werken en stressbestendigheid;

5. Multitasken zit in je genen, je kan bellen, mailen en nadenken tegelijk!

Vastestate biedt een dienstverband van 40 uur en heeft marktconforme arbeidsvoorwaarden. Je zult hoofdzakelijk werkzaam zijn op ons kantoor in Rotterdam Heijplaat (perfect bereikbaar met de AquaLiner!).

Wat verwachten wij van jou?

Je werkzaamheden bestaan onder meer, maar niet uitsluitend uit:

• Het beantwoorden en afhandelen van binnenkomende (onderhouds-, storings-) meldingen van huurders en administreren van bijbehorende correspondentie;

• Aanvragen, beoordelen en in opdracht geven van offertes en opdrachten;

• Aanvragen, beoordelen en in opdracht geven van servicecontracten;

• Uitgeven en innemen van sleutels alsmede de sleuteladministratie bijhouden;

• Het opstellen, bewaken, controleren en voeren van sleutelbeheer en het sleutelplan;

• In behandeling nemen en beoordelen van verbouwingsaanvragen;

• Het verzorgen van opleveringen en het opstellen van bijbehorende opleverrapportages;

• Het uitvoeren van reguliere bezoeken aan de panden om onderhoudsklachten te beoordelen en afspraken met huurders te maken over de uitvoering daarvan;

• Het toezien op de naleving van afgegeven garanties;

• Het zorg dragen voor tijdige ontvangst van certificaten, revisiebescheiden en dergelijke;

• Het toezicht houden op de werkzaamheden van leveranciers, onderhoudscontracten, portiers en bewakingsdiensten;

• Het toezicht houden op de naleving van de Arbo– en milieuregels en wetgeving;

• Verantwoordelijk voor de afhandeling van schades;

• Het beoordelen, bewaken en accorderen van werkbonnen en het bijhouden van de werkbonnenadministratie;

• Leveranciersmanagement;

• Het actualiseren van O-prognose en Informant (software systemen waar we mee werken);

• Onderhoudsfacturenstroom controleren en accorderen.

De medewerker facilitair en inkoop heeft binnen onze organisatie de meeste externe contacten van iedereen. Je dag bestaat uit het te woord staan van huurders met klachten, het afstemmen van onderhoudsmomenten met leveranciers/huurders en het beantwoorden van eenvoudige vragen vanuit eigenaren. Verder ben je intern verantwoordelijk voor het vastleggen van alle KWIPS (klachten, wensen, informatie, planmatig en storingen)-meldingen en ben je het aanspreekpunt voor, zowel de technisch- als de vastgoedmanager bij inhoudelijke vragen over de portefeuilles.

Naar wie zijn wij op zoek?

Onze ideale kandidaat beschikt over:

• Goede telefonische vaardigheden / communicatief vaardig en luistervaardig;

• Je beschikt over goede mondelinge (ABN) en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;

• Je bent klantvriendelijk en servicegericht;

• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en improvisatievermogen;

• Je bent een teamplayer en bent goed in multitasking;

• Je kan goed overweg met MS Office;

• Een pré is ervaring of kennis van het softwarepakket Informant;

• Beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschift;

• In het bezit van een rijbewijs.

Procedure en vervolg

Herken jij jezelf in het genoemde profiel en ben je enthousiast geworden over deze leuke functie?

Wij zijn op zoek naar een m/v die met enige basiservaring het mooie vak van vastgoedmanagement wil uitoefenen. Vastestate biedt een dienstverband van 40 uur en heeft marktconforme arbeidsvoorwaarden.

Het werkgebied is Rotterdam en omgeving. Je komt in eerste instantie te werken in ons gave en stoere pand op de Directiekade 15 te Rotterdam.

Is dit jouw nieuwe baan? Stuur dan voor 30 juni 2021 je motivatie en CV naar Ellen Vink via ellen@vastestate.nl.

Voor meer informatie over de functie kan je contact opnemen met Cynthia Groeneveld via cynthia@vastestate.nl of bel met Cynthia via 06-15 47 82 23.